วันพฤหัสบดีที่ 24 ธันวาคม พ.ศ. 2552

เทคโนโลยีสำหรับเลขานุการ

เทคโนโลยีสำหรับเลขานุการ
เทคโนโลยีสำหรับเลขานุการอาชีพนักเลขานุการ จำเป็นต้องพัฒนาตนเองให้มีความรู้ก้าวทันเทคโนโลยี โดยเฉพาะในสำนักงาน เลขานุการเปรียบเสมือนแม่บ้านสำนักงาน เป็นแขนขวาของเจ้านายและแม้แต่เป็นกระโถนท้องพระโรง เลขานุการจึงเป็นบุคคลสำคัญในงานความลับผู้บังคับบัญชาเป็นผู้นำพาองค์กรสู่ความสำเร็จ โดยเฉพาะในยุคสังคมเศรษฐกิจฐานความรู้ที่ทำให้เทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสาร รวมถึงนวัตกรรมทางเทคโนโลยี ที่กลายเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการปรับปรุงกระบวนการทำงานของเลขานุการด้วยการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับหลักการบริหารจัดการ (Management Function) ซึ่งได้แก่ การวางแผน (Planning) การจัดองค์กร (Organizing) การบังคับบัญชา (Leading) และการควบคุม (Controlling) ภายใต้การใช้ทักษะใน 3 ด้าน ได้แก่ ทักษะมนุษยสัมพันธ์ (Human Skills) ทักษะความคิดรวบยอด (Conceptual Skills) และทักษะเทคนิคเฉพาะ (Technical Skills) ในการก่อให้เกิดประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) ที่เป็นเป้าหมายสูงสุดขององค์กร ที่เรียกว่า ผลิตภาพ (Productivity) นั่นเองเทคโนโลยีกับการประยุกต์ใช้ในงานเลขานุการสิ่งสำคัญต่อการปฏิบัติงานของเลขานุการ และการก้าวขึ้นบันไดสู่ความสำเร็จในงานอาชีพได้นั้น เลขานุการจะต้องรู้จักบริหารตนเอง โดยมีหลักสำคัญ 3 วิธี ได้แก่1. การทำความเข้าใจตนเอง ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของความสำเร็จ ด้วยการฝึกตนให้เกิดการยอมรับ โดยใช้เครื่องมือในการประเมินค่าของตนเอง พร้อมทั้งหมั่นตรวจสอบตนเองเพื่อให้ก้าวร่วมไปกับยุคสมัยใหม่2. การบริหารงานให้เกิดผลิตภาพ เลขานุการจะต้องเป็นนักจัดการที่ดี ด้วยการใช้หลักการบริหารจัดการ (POLC) ซึ่ง ได้แก่ การรู้จักวางแผน (Planning) การประสานความร่วมมือตามลักษณะโครงสร้างองค์กร (Organizing) การมีลักษณะผู้นำ (Leading) และการรู้จักควบคุม (Controlling) เพื่อให้งานบรรลุสู่เป้าหมายด้วยการให้ความสำคัญต่อลูกค้า(Customer) ทั้งลูกค้าภายใน และลูกค้าภายนอก โดยเลขานุการสามารถลดต้นทุนให้กับองค์กรได้เพื่อให้องค์กรมีความได้เปรียบด้านต้นทุน และการที่ต้นทุนต่ำส่งผลให้องค์กรมีผลตอบแทนจากกำไรที่สูงขึ้นได้ เลขานุการจึงเป็นผู้หนึ่งที่ทำให้องค์กรสามารถลดต้นทุนได้จากงานที่ปฏิบัติเช่น การรู้จักประหยัดพลังงานในสำนักงาน เป็นต้น3. การปฏิบัติงานให้เกิดคุณภาพ เป็นการใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์ด้วยการจัดระบบงานสำนักงานโดยนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีการสื่อสารและโทรคมนาคมมาใช้ในการดำเนินงานตามกรอบระบบงาน (Frame Work System) ทั้งนี้ เลขานุการจะต้องยึดแนวทางในการปฏิบัติงานของเลขานุการเพื่อให้เกิดคุณภาพภายใต้จรรยาบรรณต่องานอาชีพลักษณะงานของเลขานุการตามภาระงานที่ต้องปฏิบัติอย่างกว้าง ๆ ได้แก่การปฏิบัติตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา การรับ และส่งหนังสือ การบันทึก และการจัดทำรายงานต่าง ๆ การจัดเก็บเอกสาร การต้อนรับและการดูแลให้ความสะดวกในด้านต่าง ๆ การรับโทรศัพท์โทรสาร และการรับ-ส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ การดำเนินงาน ประชุม อบรม สัมมนา การนัดหมายการเตรียมการเดินทางของผู้บังคับบัญชา การจัดเตรียมเครื่องมือ เครื่องใช้ และวัสดุสำนักงานการจัดการเงินของสำนักงาน และการเป็นผู้มีส่วนรับผิดชอบต่อสังคมการใช้วงจรการพัฒนาระบบงานเลขานุการด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล พร้อมทั้งก่อให้เกิดคุณภาพองค์ประกอบของวงจรการพัฒนาระบบงานเลขานุการด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจึงมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันใน 3 ส่วน ได้แก่ งานในหน้าที่เลขานุการ วิธีการปฏิบัติงานของเลขานุการ และเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ปฏิบัติงานโดยวงจรการพัฒนาจะช่วยให้เลขานุการได้ทำการทบทวนการปฏิบัติงาน เพื่อนำผลไปสู่การปรับปรุง แก้ไข และพัฒนาให้เกิดคุณภาพของงานอย่างต่อเนื่องการใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานเลขานุการ ด้วยการมองย้อนกลับ(Feedback) เพื่อหาความบกพร่อง จุดหรือประเด็นปัญหา อุปสรรค และจุดอ่อน โดยทั่วไปแล้วเลขานุการจะใช้เทคนิคเฉพาะบุคคลในการแก้ปัญหา โดยอาจจะบอกไม่ได้ว่า วิธีใดดีที่สุด หากแต่ขึ้นอยู่กับความสามารถของเลขานุการภายใต้สภาพการณ์จากสภาพแวดล้อมที่มากระทบ รวมถึงจังหวะ โอกาส เวลา สถานที่ และสถานการณ์นั้น ๆ เลขานุการจึงต้องเป็นผู้มีไหวพริบ และปฏิภาณที่ดี มีความรอบรู้ และมีความสามารถในการให้ความช่วยเหลือผู้บังคับบัญชาให้สามารถพลิกสถานการณ์จากวิกฤตให้เป็นโอกาสได้การปฏิบัติงานเลขานุการด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่การปฏิบัติงานของเลขานุการ ด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่นั้น เลขานุการจะต้องคำนึงถึงการเพิ่มผลิตภาพต่องาน และองค์กรด้วยการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (ComputerTechnology) ซึ่งผู้ที่เป็นเลขานุการควรเลือกใช้ ได้แก่ ไมโครคอมพิวเตอร์ (Micro Computer) ซึ่งนิยมเรียกว่า คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer : PC) โดยส่วนใหญ่นิยมใช้เนื่องจากความสะดวกในการเคลื่อนย้าย ได้แก่ คอมพิวเตอร์คอมพิวเตอร์แบบเดสก์ท็อป (Desktop Computer) คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก (Notebook) เดสก์โน้ต (Desktop Computer) และแท็บเล็ต พีซี (Tablet PC) ส่วนคอมพิวเตอร์มือถือ (Handheld Computer) ซึ่งมีขนาดเล็กที่สุด พกพาง่าย ซึ่งได้แก่ พีดีเอ (Personal Digital Assistants : PDA) และสมาร์ทโฟน (Smart Phone) จึงแตกต่างกันที่ระบบปฏิบัติการที่ใช้งาน โดยได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบัน โดยแบ่งเป็น 2 กลุ่ม ได้แก่กลุ่มประเภทปาล์ม (Palm) และพ็อกเก็ตพีซี (Pocket PC) ซึ่งพีดีเอ ใช้ระบบปฏิบัติการชื่อ Plam OSแต่พ็อกเก็ตพีซีที่คนส่วนใหญ่ใช้คือ ระบบปฏิบัติการของ Microsoft เทคโนโลยีสื่อสารและโทรคมนาคมช่วยให้เลขานุการทำงานด้วยความรวดเร็วถูกต้องแม่นยำ พร้อมทั้งช่วยให้เกิดประสิทธิภาพต่องาน และระบบบริการ ซึ่งเทคโนโลยีสื่อสารและโทรคมนาคมที่เลขานุการควรนำมาใช้ได้แก่ โทรศัพท์ (Phone) ซึ่งเป็นพื้นฐานที่นิยมใช้ในบ้านและสำนักงาน โทรสาร (Fax simile) โทรศัพท์มือถือ (Hand Phone หรือ Mobile Phone) ส่วนระบบที่ใช้ได้แก่ ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่ปัจจุบันผู้ให้บริการได้พัฒนาระบบสู่การเป็นระบบเครือข่ายความเร็วสูง (Broadband) ที่ทำให้ระบบเครือข่ายเป็นแบบไร้สาย จากเดิมเป็น WLAN : Wireless Local Area Network มาเป็น WiMAX ซึ่งย่อมาจากคำว่า Worldwide interoperability for Microwave Access ที่ช่วยให้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงกระจาย สามารถครอบคลุมได้ในรัศมี 50 กิโลเมตร และจะขยายเป็นเครือข่ายไร้สายครอบคลุมทั่วในวงกว้างในองค์กรผู้บริหารในระดับต่าง ๆ มีความต้องการในสารสนเทศที่แตกต่างกัน เลขานุการจึงต้องคำนึงถึงคุณค่าของสารสนเทศเพื่อประโยชน์ต่อการสนับสนุนในกิจกรรมต่าง ๆ ของผู้บริหาร ซึ่งสารสนเทศที่ดีจะต้องมีคุณค่า ใน 10 ประการได้แก่ ความเหมาะสม เข้าถึงได้ครบถ้วน ถูกต้องเที่ยงตรง ชัดเจน ทันเวลา ไม่ลำเอียง ไม่ซ้ำซ้อน ตรวจสอบและพิสูจน์ได้ และมีความยืดหยุ่นโดยเลขานุการจะใช้วงล้อคุณภาพของ Deming (PDCA) ในการดำเนินการด้านสารสนเทศเพื่อสนองตอบความต้องการของผู้บริหารในแต่ละระดับ ได้แก่ ระดับผู้ปฏิบัติการสารสนเทศที่สนับสนุนการปฏิบัติงานตาม กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ และข่าวสารทั่วไปที่เรียกว่า (Operational Level) ระดับหัวหน้างาน จะเสนอสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการยกระดับความรู้ (Knowledge Level) ระดับผู้จัดการ จะสนับสนุนข้อมูลด้านสภาพแวดล้อม (Environment) ซึ่งเป็นสารสนเทศระดับการบริหารจัดการ (Management Level) และในระดับผู้บริหาร เลขานุการจะสนับสนุนสารสนเทศในระดับกลยุทธ์ (Strategic Level) เลขานุการมักจะคิดงานสร้างสรรค์อยู่ตลอดเวลา ซึ่งเป็นนวัตกรรมทางด้านความคิดของนักนวัตกร (Innovator) อย่างเลขานุการ ในยุคสังคมเศรษฐกิจฐานความรู้ (Knowledge Base Society/Economy : KBS/KBE) โดยเลขานุการต้องพัฒนาตนเองซึ่งในยุคนี้ควรเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เป็นประโยชน์ และเป็นช่องทางในการสร้างความสำเร็จให้แก่งานเลขานุการ ซึ่งในหัวข้อนี้ได้แนะนำการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศผสมผสานกับความคิดสร้างสรรค์ เพื่อเป็นนวัตกรรมทางความคิดของเลขานุการอย่างแท้จริง โดยเลขานุการสามารถจัดการ และบริหารสู่ความสำเร็จได้ด้วยตนเอง ได้แก่ Blog หรือ Web log ซึ่งเป็นเครื่องมือสื่อสารที่เป็นที่นิยมแพร่หลาย โดยเลขานุการสามารถใช้เพื่อการสื่อสารในลักษณะการบันทึกหรือเป็นจดหมายข่าวที่สามารถโต้ตอบกันได้คือ You Tube ที่เหมาะกับการเสนอภาพเคลื่อนไหว และการแพร่ภาพอย่างเสรี จากการพัฒนาการให้บริการอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง จนทีวีกลายเป็น IPTV และการใช้ช่องทางการประชาสัมพันธ์ข่าวสาร กิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กร ผ่าน My Space ทำให้เกิดการลดต้นทุนในการจัดการงาน ช่วยสนับสนุนต่อความเจริญเติบโตแก่องค์กร และส่งเสริมงานแก่ผู้บังคับบัญชาด้วยความคิดสร้างสรรค์อย่างไม่สิ้นสุดของนักเลขานุการการสื่อสารของเลขานุการด้วยระบบอินเทอร์เน็ตการสื่อสารของเลขานุการด้วยระบบอินเทอร์เน็ตเป็นเรื่องที่เลขานุการควรให้ความสำคัญ เพราะจะต้องใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อการติดต่อสื่อสารสู่เป้าหมาย และเป็นช่องทางที่ช่วยให้เลขานุการสามารถบริหารเวลา บริหารงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น จึงต้องเรียนรู้ถึงอินเทอร์เน็ต และการใช้อุปกรณ์เชื่อมต่อเป็นอันดับแรก อินเทอร์เน็ต มาจากคำว่า Inter Connection Network ซึ่งหมายถึง เครือข่ายคอมพิวเตอร์สาธารณะใหญ่ที่สุดในโลก ไม่มีใครเป็นเจ้าของที่แท้จริง ประกอบไปด้วยการเชื่อมต่อของคอมพิวเตอร์จำนวนมากผ่านทางผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต หรือ ISP (Internet Service Provider) อินเทอร์เน็ต เป็นแหล่งรวมของข่าวสารสาระความรู้ และความบันเทิงต่าง ๆ องค์กรต่างใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อการดำเนินธุรกิจ รวมถึงการสื่อสารไร้ขีดจำกัด ได้แก่ บริการที่เรียกว่า IM (Instant Messaging) เช่น MSN Messenger, Yahoo! Messaging รวมถึง ICQ (International Connect Quarterly) ที่เป็นต้นแบบของการบริการ IM ดังกล่าว ในลักษณะการส่งข้อความถึงกันแบบทันทีทันใดการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับอินเทอร์เน็ต ผู้ให้บริการเชื่อมต่อเรียกว่า ISP (Internet Service Provider) ในการเลือกผู้ให้บริการรายใดจึงขึ้นอยู่กับความเร็วของสัญญาณที่เชื่อมต่อ จำนวนเลขหมายของผู้ให้บริการเชื่อมต่อความเร็วของโมเด็มที่รองรับ ราคา และบริการเสริมอื่น ๆ รวมถึงความน่าเชื่อถือของระบบ ในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตให้ดูขั้นตอนได้จากภาพที่ 4.1 และส่วนการยกเลิกการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตต้องพิจารณาดูว่า ไม่ต้องการใช้งานอีกจึงทำการยกเลิกการให้บริการจาก ISP และการสั่งตัดการเชื่อมต่อไปที่ไอคอนการเชื่อมต่อแล้วเลือก Disconnect ส่วนการท่องอินเทอร์เน็ตให้ใช้โปรแกรม Internet Explorer : IE พร้อมกับศึกษารายละเอียดได้จากขั้นตอน ดังภาพที่ 4.6 และ 4.9การใช้อินเทอร์เน็ตอย่างปลอดภัย มี 4 รูปแบบ ซึ่งเลขานุการจะต้องให้ความสำคัญต่อระบบความปลอดภัยของข้อมูล ได้แก่ การอัพเดต การแบ่งโซน การจำกัดการรับคุ้กกี้ และตรวจสอบการเข้ารหัสก่อนที่จะกรอกข้อมูลไปในไซต์ต่าง ๆ การรู้จักอีเมล และการเข้ารหัสลับเพื่อปกป้อง เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ด้วยความปลอดภัยโดยการเปิดการทำงานของ EPS และทำการเข้ารหัสข้อมูล สามารถถอดรหัสข้อมูลกลับยังสภาพเดิมได้ เลขานุการจึงควรใช้วิธีการดังกล่าวเพื่อป้องกันข้อมูลที่เป็นความลับขององค์กรจรรยาบรรณในงานอาชีพเลขานุการเลขานุการ เป็นผู้ที่ปฏิบัติงานตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา จึงควรศึกษาข้อมูลการจัดประเภทมาตรฐานอาชีพ (ประเทศไทย) ของสมาคมเลขานุการแห่งประเทศไทย โดยกรมการจัดหางาน กระทรวงแรงงาน ได้ให้คำนิยามอาชีพ ลักษณะงานที่ทำ สภาพการจ้างงาน สภาพการทำงาน คุณสมบัติของผู้ประกอบอาชีพ การเตรียมความพร้อมในงานอาชีพ โอกาสในการมีงานทำโอกาสความก้าวหน้าในอาชีพ และอาชีพที่เกี่ยวเนื่อง ซึ่งข้อมูลพื้นฐานดังกล่าวจะใช้เป็นแนวทางมาตรฐานวิชาชีพเลขานุการเพื่อสร้างความตระหนักในตนเองเพื่อรักษาและส่งเสริมเกียรติคุณชื่อเสียงของอาชีพเลขานุการ พร้อมทั้งการยึดถือเป็นแนวทางปฏิบัติ ที่ก่อให้เกิดจรรยาบรรณในงานอาชีพเลขานุการ และยังประโยชน์ต่อวงการวิชาชีพธรรมาภิบาล ก็เป็นแนวทางในการจัดระเบียบเพื่อให้สังคมของประเทศทั้งภาครัฐภาคเอกชน และภาคประชาชนของประเทศให้สามารถอยู่ร่วมกันได้อย่างสงบสุข บนพื้นฐานแห่งความถูกต้อง และเป็นธรรม หลักธรรมาภิบาลในประเทศไทยเกิดขึ้นในช่วงวิกฤติต้มยำกุ้ง (Tum Yum Gung Crisis) จึงมีนักวิชาการแปลคำว่า ธรรมาภิบาล เป็นคำว่า ธรรมรัฐ และต่อมาได้มีการให้ความหมายตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการร่างระบบบริหารกิจการบ้านเมืองและสังคมที่ดี พ.ศ. 2542 ว่า “การบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี” โดยมีหลักการพื้นฐานสำคัญ6 ประการ คือ หลักนิติธรรม หลักคุณธรรม หลักความโปร่งใส หลักการมีส่วนร่วม หลักความสำนึกรับผิดชอบ และหลักความคุ้มค่า ทั้งนี้ ภาคเอกชนได้นำหลักธรรมาภิบาลมาใช้ตรงกับคำภาษาอังกฤษว่า Good Corporate Governance ซึ่งจะเป็นแนวทางแห่งการสร้างความเติบโตอย่างยั่งยืนจากความเชื่อมั่นจากสังคมการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับเลขานุการถือว่าเป็นงานประจำ เพราะความต้องการในความสะดวกรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และการไม่พลาดต่อเหตุการณ์สำคัญที่เป็นประโยชน์ แก่ผู้บังคับบัญชา และองค์กรทำให้เลขานุการจะต้องตื่นตัวต่อหน้าที่ด้วยกิจนิสัยแห่งคุณธรรม จริยธรรมในการปฏิบัติงานด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ เลขานุการควรยึดหลัก 5 ประการ ในการสร้างกิจนิสัยแห่งคุณธรรม จริยธรรมในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศของเลขานุการ ได้แก่1. ความพร้อม2. ความคุ้มค่าและมีคุณค่า3. ความระมัดระวัง4. ความทันสมัย5. ความมีจรรยาบรรณ

1 ความคิดเห็น: